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Gestión de Seguridad Operacional de Buques

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¿ QUÉ ES GESTIÓN DE LA CALIDAD?

Muchas veces hemos escuchado hablar de Sistemas de Gestión, Control de Calidad, Calidad, Calidad total y otras tantas nos hemos preguntado que significan todas estas

Tradicionalmente el término CALIDAD se ha utilizado para describir aspectos tan dispares, como la “manera de ser una persona o cosa” o como “conjunto de características funcionales...”, aspectos  muy relacionados con la belleza las bondades y hasta con el lujo.La norma ISO (Organización Internacional de Estandarización)  8402 “Administración de Calidad y Aseguramiento de Calidad” lo define como “La totalidad de características de una entidad que le otorgan su aptitud para satisfacer necesidades establecidas e implícitas”.  Ahora bien, si analizamos esta definición encontramos que:

Entidad significa producto, proceso, organización o cualquier combinación de éstos donde producto es el resultado de los procesos y actividades.

Necesidades establecidas, son aquellas expresadas, redactadas y fácilmente reconocibles.

Necesidades implícitas, son las que no se expresan pero que es evidente deben cumplirse.

Satisfacer necesidades, implica atender no solo las del cliente (destinatario final del producto o servicio), sino también las del proveedor (quien espera obtener un beneficio de ese producto o servicio).

Repasemos un poco la historia del concepto CALIDAD.

La idea de Calidad, como bien sabemos no es un invento reciente, sino que probablemente se remonta al nacimiento de la capacidad del hombre de producir bienes en exceso destinados al Comercio. Las primeras perspectivas sobre calidad se enfocaban sobre el resultado y no sobre el proceso. Uno de los ejemplos mas antiguos que se conocen es el del “Ejercito de Terracota” (Terracotta Army), que consistía en un gran número de figuras de arcilla representando soldados a pié y a caballo enterrados junto a  antiguos emperadores chinos. Estas piezas eran elaboradas por un artesano diferente y cada una de ellas llevaba un emblema del fabricante, permitiendo así la identificación y castigo del artesano que fallara en el cumplimiento de los requisitos del emperador.

Otro ejemplo de la antigüedad fue hallado en el antiguo Egipto miles de años AC, con la introducción de “El Libro de la Muerte”, quizás el primer sistema de calidad documentado sobre la tierra, donde se detallaban procedimientos que debían ser seguidos con el fin de preparar el cuerpo y el alma para la vida después de la muerte (el hallazgo de varias momias, demuestran que estos procedimientos fueron estrictamente seguidos y la condición de las mismas demuestra la efectividad del sistema).

Aproximándonos a nuestros días, durante la primera guerra mundial, la gran demanda de armamentos y municiones generó un mayor volumen de producción, donde el abuso de la oportunidad tuvo como corolario provisiones de inferior calidad con resultados claramente visibles en las trincheras Francesas.

No fue sino hasta 1931 que W. A. Shewhart (de laboratorios Bell) publicó su “Control Económico de Calidad de Producto Fabricado”, donde introducía definiciones precisas sobre el control de calidad, otorgándole bases mas sólidas a la "teoría de Taylor" (de la Producción en Cadena).

Una vez mas, la Guerra fue el factor desencadenante del incremento en los volúmenes de producción, creándose en los Estados Unidos de América el enfoque sistemático de aseguramiento de calidad con la introducción de las normas militares “MIL – Q – 9858 Especificación de los Sistemas de Calidad” y “MIL – I – 45208 Requisito de Sistemas de Inspección”. Estas normas fueron adoptadas por la OTAN como publicaciones aliadas para el aseguramiento de Calidad y adicionadas con el tiempo al desarrollo del aseguramiento de calidad del mundo Occidental.

Para finalizar esta parte histórica es necesario mencionar el aporte del pensamiento japonés sobre esta materia. Después de la Segunda Guerra Mundial, cuando los productos japoneses empezaron a fluir hacia los mercados occidentales se distinguían debido a su pobre calidad. Superar esta dificultad requirió un mejoramiento en la materia. Alentados por el plan de ayuda económica Americano, desarrollaron profundas modificaciones en el enfoque de calidad del Japón, llegando mas allá de la calidad en la producción al reconocer la importancia de la calidad en la administración, fijando las bases del pensamiento en calidad, y principios básicos que hoy rigen los esfuerzos internacionales en este campo.(Teoría de Deming).

Estos principio básicos fueron:

  • La alta gerencia deben encargarse de la aplicación de la gestión de calidad, y su compromiso incondicional hacia la calidad constituye la piedra angular del sistema.
  • El personal en la organización debe ser entrenado en gestión de calidad.
  • El mejoramiento de calidad debe ser visto como un proceso continuo.
  • Se debe asegurar la participación de todos los miembros del sistema en el mejoramiento de calidad.-

Siguiendo con nuestro comentario sobre calidad, es fácil confundir Calidad con Grado. Un ejemplo clásico es el de comparar un automóvil de lujo de alta gama con un pequeño y económico vehículo citadino, a primera vista alguien diría que el primero es un auto de mayor calidad que el segundo, pero lo que en realidad los diferencia no es la calidad si no el grado, entendiéndose al “Grado” como una “categoría o rango atribuidos a las entidades que tienen el mismo uso funcional pero diferentes requisitos de calidad”, es decir que refleja una diferencia planeada o intencional en los requisitos de calidad.

En síntesis "el grado" es inherente al producto, pudiendo ser alterado por cambios en la especificación, mientras que "la calidad" depende de cuan bien el producto satisface las necesidades para las que fue creado.

Otro aspecto a tener en cuenta es el “Aseguramiento de Calidad”. Aquí involucramos el “factor humano”, en donde el error en un proceso es una posibilidad cierta que debemos enfrentar, por lo que este aseguramiento de calidad solo puede ser percibido como la forma de suministrar un grado razonable de confianza en que los requisitos serán cumplidos, mediante la planificación cuidadosa de los procesos y la evidencia de que estos procesos se cumplen de acuerdo a esa planificación establecida.

La norma ISO también define “Aseguramiento de Calidad” como “Todas las actividades planificadas y sistemáticas implementadas dentro del sistema de calidad, y evidenciadas como necesarias para dar adecuada confianza de que una entidad cumplirá los requisitos de calidad”.

Es evidente que en el aseguramiento de la calidad existe un propósito interno que es dar confianza a la administración, satisfacer al cliente con los costos más bajos para la obtención de mayores utilidades y otro externo que esta dado por lograr la satisfacción del cliente, quien a la larga será nuestro mas fiel aliado, proporcionando un numero ilimitado de nuevos clientes.

Es cierto que algunas acciones del control de calidad y del aseguramiento de calidad están interrelacionadas, lo que no es cierto que esta última puede reemplazar a la primera, de hecho el “Control de calidad”, se define como “Las técnicas y las actividades operacionales que se usan para cumplir los requisitos de calidad”, y estas técnicas y actividades están dirigidas tanto al monitoreo de los procesos como a la eliminación de las causas del desempeño no satisfactorio de las diferentes etapas de la espiral de calidad, mientras que el aseguramiento esta ligado directamente con la planificación, y es de naturaleza preventiva, como expresáramos en el párrafo anterior.

Abordaremos ahora la “Gestión de Calidad”. Primero trataremos de ver a la Gestión de una organización como la organización, el control y dirección de recursos para el logro de los objetivos, por lo tanto podemos lograr un acercamiento a la definición diciendo que la “Gestión de Calidad organiza, controla y dirige los recursos para el logro de los objetivos de calidad, estableciendo políticas (metas y objetivos) y llevando a cabo su implementación.

“Gestión de Calidad”, se define como “Todas las actividades de la función gerencial que determinan la política de calidad, los objetivos y las responsabilidades y que los ponen en práctica por medios tales como la planificación de la calidad, el control de la calidad, el aseguramiento de la calidad y el mejoramiento de la calidad, dentro del sistema de calidad”, como vemos la definición indica claramente el compromiso de la función gerencial y esta está ligada a la totalidad del sistema de gestión; por eso es necesario que la totalidad del personal se involucre, que se sienta partícipe del sistema, para lo cual se deben contemplar factores como la comunicación entre los diferentes niveles del sistema y la motivación del personal que forma parte de él, y esto solo se logra a través del liderazgo efectivo.

Lao Tse dijo: “Existen los líderes que son amados y los líderes que son temidos por su gente, pero los mejores líderes son aquellos, cuya existencia no es siquiera sospechada por la gente. Cuando el líder termina su tarea, la gente dice: Lo hicimos todo nosotros mismos.”

Existen ocho principios para la administración o gestión de la calidad:

  • La organización enfocada hacia el cliente.
  • Liderazgo.
  • Participación de la gente.
  • Enfoque del proceso.
  • Enfoque del sistema para la gestión.
  • Mejoramiento continuo.
  • Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones.
  • Relación con el proveedor mutuamente beneficiosa.

Un último concepto a conocer es el de “Gestión total de la Calidad” definido como  “El enfoque gerencial de una organización, centrado en la calidad, basado en la participación de todos sus miembros y buscando el éxito a largo plazo a través de la satisfacción del cliente, y los beneficios para los miembros de la organización y para la sociedad”.

Este es un nuevo concepto incorporado a las normas ISO basados en tres elementos:

  • Nadie dentro de la Organización está excluido y todos participan en la implementación de la calidad y tiene un impacto en la percepción de calidad por parte del cliente y la apreciación por la sociedad.
  • No solamente el cliente externo necesita ser satisfecho sino también el cliente interno. Por lo tanto la organización es vista como una serie de relaciones entre el cliente y el proveedor.
  • La apreciación de la organización por la sociedad puede y frecuentemente juega un papel importante asegurando el éxito del negocio.

En síntesis la Gestión Total de Calidad requiere de un compromiso que involucre a todos los niveles de la estructura organizativa de que se trate, naciendo de su máximo nivel al mínimo.

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UN CONCEPTO DERIVADO: GESTIÓN DE LA SEGURIDAD

En la década de los 80, resultó evidente la declinación de las normas de competencia náutica y la falta de cuidados y de inversión por parte de algunos propietarios y armadores de buques.

En 1982, la ICS (International Chamber of Shipping o Cámara Naviera Internacional) desarrolló un sistema de gestión de la seguridad, creando el “Código  de  Prácticas  de Gestión para la  Operación Segura del Buque”, cuya aplicación fué optativa para los armadores.

En 1987 se produce el acaecimiento del buque transbordador ¨HERALD OF FREE  ENTERPRISE¨, de bandera del Reino Unido, que ocasiona la revisión de la necesidad de instalar un código que de forma a la gestión de la seguridad ya que el accidente se origina por error humano en la operación de las compuertas de embarque de vehículos.

El 6 de marzo de 1987, el buque zarpó de Zeebrugge (Bélgica) hacia  el puerto de Dover (Reino Unido) con 460 pasajeros, 80 tripulantes, 81 autos y 47 camiones.

Zozobró cuatro minutos después de abandonar el puerto ocasionando la muerte de 150 pasajeros y 38 tripulantes, siendo el motivo del accidente el cierre deficiente del portón y el aproamiento del buque en la zarpada, maniobra ésta utilizada para facilitar el embarque de vehículos en puerto.

Como consecuencia de este accidente diversas organizaciones, entre ellas la Organización Marítima Internacional (OMI), la Cámara Naviera Internacional (ICS) y la International Shipping Federation (ISF) trabajaron en conjunto creando el CÓDIGO ISM (por International Safety Management) que en 1994 se transforma en el Capítulo IX del Convenio SOLAS (Convenio sobre Seguridad de la Vida Humana en el Mar), transformándose de este .

Existe un alto porcentaje de siniestros marítimos producidos por la influencia del factor humano, tanto por error de la tripulación a bordo como debido a una formación inadecuada, descuido, fatiga etc,. o por error en la gestión del personal en tierra (cuando los aspectos de la gestión de la seguridad son desatendidos por la compañía naviera).

Está reconocido en múltiples estudios que, más del 80% de los siniestros marítimos son originados por el error humano. Un estudio llevado a cabo por el Instituto de Economía Marítima de Bremen (Alemania) examinó 330 accidentes marítimos en el período 1987 a 1991 involucrando a un total de 481 buques mercantes. De este trabajo se concluyó que el 75% de ellos se debieron a: excesiva carga de trabajo y formación inadecuada de la tripulación. Por otra parte a través de un análisis de reclamaciones marítimas efectuada por el P & I del Reino Unido en el mismo período, se puso de relieve que sobre el total de éstos reclamos, las indemnizaciones correspondientes ascendieron a  un total de 778 millones de dólares estadounidenses.

En otro estudio realizado por un comité asesor en contaminación marina, en 1990 sobre 182 casos de derrames de hidrocarburos en aguas del Reino Unido, se indicó que el 66% de ellos se debió a error humano, asimismo, el Ministerio de Transporte de Australia informó en 1992 que casi el 75% de los accidentes investigados se debía a error humano correspondiendo el resto a fallas estructurales o mecánicas.

Otro tema de singular importancia es que debido a la complejidad de las modernas relaciones comerciales que conllevan a que, en ciertas circunstancias, el propietario registrado de un buque pueda concertar contractualmente o de otro modo que otra persona asuma responsabilidades respecto del buque, en lo que se refiere a las cuestiones relacionadas con la  seguridad marítima y protección del medio ambiente, dificultando en algunos casos la identificación de esa persona y la consecuente comunicación efectiva con los directivos responsables de la gestión operativa de los buques; esta situación de mayor gravedad en aquellas compañías que operan buques deficientes, motivó a la OMI a la implantación del ya mencionado código cuyo nombre completo es Código Internacional de Gestión de la Seguridad Operacional del Buque y para la Prevención de la Contaminación.

Por lo relatado, se considera que el factor humano es el elemento crucial en la seguridad marítima y la protección del medio marino, en tal sentido y aunque es posible adoptar cualquier número de convenios técnicos para elevar las normas respecto a la construcción de buques y del equipo que éstos deben llevar, finalmente la gente de mar es responsable de la operación segura de los buques y éstos serán tan buenos como los hombres que lo tripulan y la compañía que lo gestiona.

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ALCANCES Y APLICACIÓN DEL CÓDIGO Y LA NGS

El Código IGS, aplicable a la navegación marítima internacional, fue incorporado a la reglamentación marítima nacional a través de la Ordenanza 8/97 Tomo 3 DPSN de la Prefectura Naval Argentina y recoge en esta norma la letra y el espíritu de la resolución de la OMI A. 788 (19), Directrices Para La Implantación Del Código Internacional De Gestión De La Seguridad (CÓDIGO IGS) Por Las Administraciones.

El Código IGS se aplica tal lo define el Capítulo IX del Convenio SOLAS a:

  • Los buques de pasaje, incluidas las naves de pasaje de gran velocidad, a más tardar el 1º de julio de 1998;
  • Petroleros, buques quimiqueros, buques gaseros, buques graneleros y naves de carga de gran velocidad de arqueo bruto igual o superior a 500 a más tardar el 1 de julio de 1998; y
  • Otros buques de carga y las unidades móviles de perforación mar adentro de arqueo bruto igual o superior a 500 a más tardar el 1 de julio de 2002.

En tanto en el orden nacional, la Prefectura Naval Argentina publicó la Ordenanza 11/97 Tomo 2 DPSN, que establece su aplicación a las compañías y sus buques de la matrícula mercante nacional que efectúen cabotaje nacional o fronterizo. En el caso de compañías operadoras de buques de bandera extranjera y que bajo régimen de excepción, efectúen cabotaje nacional, cumplirán las prescripciones del Código Internacional de Gestión de la Seguridad, pudiendo la Prefectura, a solicitud de su Administración, certificar el sistema bajo la norma nacional.

La norma de gestión de la Ordenanza 11/97 se aplica a los buques de pasaje, a los buques de carga, incluidos convoyes de empuje de arqueo total igual o mayor a 500 y a las unidades móviles de perforación mar adentro de arqueo igual o mayor a 500.

Sin perjuicio del párrafo anterior, se estableció en dicha ordenanza un procedimiento por el cual a través de un análisis de riesgo y la eventual adopción por parte de la compañía de medidas de control de riesgo, las embacaciones de pasajeros de arqueo total menor a 10 puedan acceder a la exención de implantar el sistema.

Las fechas límite para la aplicación de las prescripciones de la ordenanza son establecidas de acuerdo al tipo de buque según el cronograma que se indica a continuación:

Grupo 1: Buques de pasaje, incluidas las naves de pasaje de gran velocidad que operen en zonas de navegación marítima nacional, Río de la Plata exterior, incluido el Puerto de Colonia  (R.O. del Uruguay), a partir del 1º de julio del año 1999.

Grupo 2: Buques petroleros, buques quimiqueros, buques gaseros,  buques graneleros  y naves de gran velocidad, de un  arqueo total igual o superior a 500, que efectúen navegación marítima nacional, fluvial, lacustre y portuaria, a partir del 1º de julio del año 1999. 

Grupo 3. Buques de pasaje, no incluidos en el Grupo 1, que realicen navegación marítima costera, de rada o ría, lacustre, portuaria, ríos interiores, y Río de la Plata interior, excluido el Puerto de Colonia (R.O. del Uruguay), a partir del 1º de enero del año  2001.

Grupo 4. Los demás buques de carga no comprendidas en el punto 2 afectados a igual zona de navegación,  y unidades móviles de perforación mar adentro, de un tonelaje de arqueo total igual o superior  a 500, a partir del 1º de julio del año 2003.

Respecto a la norma de aplicación en este caso debe remitirse al anexo 1 de dicha ordenanza que contiene la norma de gestión aplicable a los grupos 1, 2 y 4 definidos anteriormente. En tanto, el grupo 3 tiene una norma especial contenida en el anexo 6 de esa ordenanza que prevé los puntos fundamentales de la norma nacional con algunas exigencias de menor cuantía respecto a esta por el tipo de embarcación, compañía y práctica operacional que involucra.

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AUDITORÍAS A LOS SISTEMAS DE GESTIÓN

¿ Qué es una auditoría ?

Es un examen sistemático e independiente para determinar si las actividades y los resultados relacionados satisfacen las disposiciones preestablecidas y estas disposiciones son aplicadas en forma efectiva y son apropiadas para alcanzar los objetivos.

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AUDITORÍAS EXTERNAS, INTERNAS

Auditorías Externas

Son aquellas auditorías efectuadas por un organismo externo e independiente de la Compañía. Cuando se trate de una certificación, ha de referirse a  la Administración, (en nuestro caso la PREFECTURA NAVAL ARGENTINA), una Organización reconocida por la Administración (ver Res. A.739 (18) OMI) que actúe en su nombre o el Gobierno del País en que la Compañía haya elegido establecerse (cuando la Compañía no esté radicada en la Argentina o el buque enarbole tercera bandera).

Auditorías internas

Son aquellas auditorías programadas, efectuadas por el personal de la Compañía, que se encuentran reguladas por los procedimientos que componen el SGS (Sistema de Gestión de la Seguridad).

CLASES DE AUDITOR

Primera parte (o Interna)

Son aquellas auditorias llevadas a cabo a cargo de la misma Compañía.

Segunda parte (o Externa)

Son aquellas auditorías llevadas a cabo por una organización en su propio beneficio. En algunos casos la Compañía es auditada por otra por motivos diversos, como por ejemplo: El de establecer un contrato de fletamento, aceptación de utilización de  muelle, etc.

Una Compañía, por propia decisión o por definirse así en sus procedimientos, podrá requerir para sus auditorías internas la participación de un organismo externo a la Compañía, para mantener la independencia del sector que esta siendo auditado, según lo requerido por el Código/Norma.

Tercera parte (o externa)

Son aquellas auditorías llevadas a cabo por la Administración, con el fin de certificar la Compañía y sus buques.

Las Sociedades de Clasificación reconocidas pueden  efectuarlas por similares motivos.

En nuestro ámbito de aplicación, las Sociedades de Clasificación lo hacen solamente en buques de bandera extranjera. 

TIPOS DE AUDITORÍAS

Revisión de documentos(Examen preliminar)

Es la auditoría que se efectúa a todos los documentos que componen el SGS de una Compañía, que así lo haya solicitado, previamente y en las oficinas de la organización sometida a verificación.

El objetivo de esta auditoría es verificar que el “Manual de Gestión” de esa Compañía cumple los requisitos del Código o de la Norma, según corresponda, y que los documentos se ajustan a lo establecido en el manual presentado, sujeto a revisión.

No se debe dejar de lado que la lectura del manual sea clara y concisa, de fácil entendimiento, no solo para el auditor, sino para el personal que deba utilizarlo. El auditor analizará esta instancia teniendo especial atención a la capacidad de comprensión del personal que deba leerlo.

Si como resultado de este examen, el manual no cumple con lo prescrito en el Código o Norma, la auditoria será aplazada hasta que la Compañía no haya implementado las medidas correctivas pertinentes.

Auditoría inicial (Verificación inicial)

Es la auditoría que se efectúa a las oficinas de la Compañía donde se lleva a cabo la Gestión, y para el caso que tenga, sucursales, subsidiarias, etc., que estén involucradas en el SGS y tengan relación con la Seguridad y la prevención de la contaminación, con el objeto de verificar el cumplimiento de lo establecido en el Manual de Gestión de la Seguridad, conjuntamente con los responsables y correspondientes funciones en el especificadas.

Una vez finalizada con resultado satisfactorio se podrá expedir el DC (Documento de Cumplimiento), y se planificará la auditoría inicial al buque o buques.

Cuando la Compañía y el buque o buques hayan cumplido satisfactoriamente las auditorias se expedirán copias “Certificadas” del DC para cada una de las dependencias de tierra y para cada buque, que este certificado por esa Gestión, y el correspondiente CGS (Certificado de Gestión de Seguridad) a cada buque.

El cumplimiento satisfactorio implica que:

  • El SGS cumple con las prescripciones del Código o Norma;  y
  • Que se garantiza el cumplimiento de los objetivos en el descrito.

Auditoría de verificación anual (Verificación periódica del DC)

Es la auditoría necesaria para mantener la validez del DC. El objetivo es evaluar la eficacia del SGS, si se ha modificado en cualquiera de sus aspectos, y que siga cumpliendo con las prescripciones del Código o Norma. Para aquellos casos que la Compañía cuente con otras dependencias, y que no se pudieron evaluar en la auditoria inicial se deberán verificar, en la medida que sea posible en esta oportunidad.

El plazo para efectuar esta verificación periódica será entre tres meses antes y tres meses después de la fecha aniversario.

En este caso las medidas correctivas que se hubieran generado, deberán cumplirse en un plazo no superior a los tres meses, con el fin de cumplir con las fechas preestablecidas.

Auditoría Intermedia (Verificación intermedia del CGS)

Es la auditoría que tiene lugar entre el segundo y tercer vencimiento anual, y se efectúa con el fin de verificar a bordo que el SGS continua funcionando eficazmente y que cualquier modificación cumple con lo prescripto en el Código o Norma.

Auditoría Adicional (Verificación Adicional)

Es la auditoría que se debe realizar por alguna razón en particular siempre que se vea afectada la Seguridad y la prevención de la contaminación, como consecuencia de incidentes, o de acuerdo al resultado de la auditoria anual, seguimiento, modificaciones al SGS, etc.

Auditoría de Renovación (Verificación de Renovación)

Es la que se efectúa antes de caducar la validez del DC o del CGS. El alcance de esta verificación será de todos los documentos, elementos que involucren el SGS de la Compañía, y todas las actividades en el descriptas y que estén comprendidas en el Código o Norma.

Se podrá iniciar la auditoria de renovación con seis meses de anterioridad a la fecha de vencimiento de los correspondientes certificados.

Auditoría de Seguimiento

Cuando como resultado de una auditoría se debe implementar una medida correctiva, ésta da lugar a las auditorías de seguimiento, y básicamente es verificar que la medida correctiva es eficaz y se ajusta a lo prescripto en el Código/ Norma y el manual. Se tendrá en cuenta lo siguiente:

  • El Manual de Gestión de la Seguridad y los procedimientos involucrados en la modificación.
  • Reglas, códigos, directrices e instrucciones que puedan aplicarse.
  • Incumplimiento u observación detectada en la ultima auditoría y cualquier listado de control pertinente.
  • Registro de análisis de las medidas correctivas implementadas y su eficacia.

El análisis del Manual de Gestión y sus procedimientos, es en esta etapa, una revisión en general y no con profundidad, esta destinado a verificar si esta de acuerdo con los requerimientos del Código/Norma y a la preparación del listado de control (preparación de la auditoría).

En esta etapa el auditor debe buscar la evidencia que demuestre que la P.D. se ha involucrado en la modificación y el seguimiento, verificando la eficacia del sistema.

No obstante el auditor debe hacer una nueva revisión con el fin de garantizar el entendimiento de los requerimientos y poder así identificar los cambios.

Auditorías de Gestión de la Seguridad

Todos los tipos de auditorías antes descriptos, son considerados auditorías de Gestión de la Seguridad, todas deberán efectuarse sobre la base de un mismo principio, el de verificar que se cumplan los requerimientos prescritos en el Código o Norma y que el SGS sea eficaz, aunque su alcance sea diferente.

PASOS A SEGUIR

1.Solicitud de la auditoría

La Compañía deberá presentar la solicitud ante la División Control de Gestión de la Prefectura para que se expida el DC y CGS correspondiente a su nombre y definiendo los mismos y a que tipo de buque estará orientado. Presentará todos los documentos con la antelación que corresponda para cada caso en particular.

La Prefectura nombrará a un auditor principal y el equipo de auditores.

2.Revisión de documentos

Según lo definido en Tipos de auditorías.

3.Preparación de la auditoría

El auditor principal se pondrá en contacto con la Compañía y elaborará el plan para desarrollar la misma.

Para preparar el plan tendrá en cuenta los siguientes detalles:

  • Cantidad de trabajo y tiempo requerido, que dependerá del tamaño y de la ubicación de la Compañía, si tiene dependencias, sucursales, etc., cantidad, tipo, dimensión, del buque o buques, puerto donde se realizará la auditoria.
  • Equipo de auditores, teniendo en cuenta la cantidad de acuerdo a las dimensiones de Compañía/buque y tipo de buque. (Habilidad, conocimientos especializados, desarrollo profesional, virtud de trabajo en equipo, aceptación por el auditado, idioma del personal a auditar).
  • Lugares donde se deberán realizar las auditorías, con el fin de coordinar el medio de transporte, alojamiento, etc.
  • Fechas y horarios.
  • Reunión con el equipo auditor, con el fin de informar el alcance de la auditoría, objetivo, tipo de documento solicitado, método, etc.
  • Listado de verificación. (Check list).

4.Realización De La Auditoría

Reunión De Apertura

Para dar inicio a cualquier auditoría se debe realizar una “Reunión de Apertura”, en la que participarán: el presidente de la Compañía (máxima autoridad), los gerentes de las áreas a ser auditadas, la/s persona/s designada/s, y los guías.

Esta destinada a que los auditados conozcan a sus auditores y aclarar cualquier duda que pueda presentarse.

La reunión es dirigida por el auditor principal detallando lo siguiente:

  • Dará una explicación del objetivo y  el alcance de la auditoría.
  • Presentará al equipo auditor, con un breve curriculum de la actuación personal y grupal.
  • Que es el Código/ Norma, y los beneficios que trae la aplicación de los mismos, no solo para la Compañía, la autoridad de aplicación sino para la comunidad en general.
  • Los niveles de incumplimiento como serán evaluados y bajo que parámetros.
  • Explicar que la auditoría se hará basándose en un muestreo y que pueden haber otras observaciones en el sistema, pero que puede no se detecten en esta oportunidad.
  • Una revisión del programa, por si acaso deba efectuarse algún cambio de horarios o debido a las ocupaciones de las personas, coordinando la reunión final, informando lo que ocurrirá en ese momento.
  • Confirmar quienes son los guías para cada auditor.
  • Asegurar con el fin de dar confianza el grado de confidencialidad.
  • Dar la oportunidad a que se efectúen preguntas de cualquier tipo.

Reunión De Cierre

Esta destinada a que el auditor principal pueda informar en una forma sencilla y breve los resultados de la auditoría

La reunión es dirigida por él detallando lo siguiente:

  • Agradecer a los auditados la  asistencia y cooperación.
  • Volver a presentar al equipo auditor por si se ha sumado una nueva persona.
  • Volver a explicar que la auditoría ha sido sólo un muestreo y que podrían existir otras observaciones en el sistema que no se han podido detectar en esta oportunidad.
  • Solicitar que cualquier pregunta se efectúe una vez informado de todas observaciones.
  • Volver a explicar los niveles de incumplimiento bajo que parámetros se han tomado y que ya se habían aclarado en la reunión de apertura.
  • Presentara las observaciones e incumplimientos.
  • Acordar las fechas para el seguimiento de las medidas correctivas.
  • Dar lugar para responder todas las preguntas que puedan plantearse.
  • Firmar la notificación de las observaciones e incumplimientos.
  • Concluir la reunión.

NIVELES DE INCUMPLIMIENTO

Incumplimiento categoría I:

Es la discrepancia que constituye una amenaza grave para el personal o la Seguridad del buque o entraña un riesgo grave para el medio ambiente y que exige medidas correctivas inmediatas. La ausencia de aplicación efectiva y sistemática de una prescripción del Código IGS también significa incumplimiento grave.

Incumplimiento categoría II:

Es una situación en la que hay pruebas objetivas que no se ha cumplido una determinada prescripción o procedimiento.

Observación:

Es la exposición de un hecho formulado durante una auditoría donde se puede dudar de la eficacia del procedimiento o del hecho en sí.

Los incumplimientos antes citados deben ser producto de una “Evidencia Objetiva”, y no por presunción del hecho en sí.

Evidencia Objetiva

Son las informaciones obtenidas de los registros o exposiciones de hechos relativos a la Seguridad o prevención de la contaminación, basados en observaciones, medidas o ensayos que puedan verificarse.

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SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD EN LA ARGENTINA, PRESENTE Y FUTURO

La Prefectura Naval Argentina, en su carácter de Autoridad Marítima, efectúa la certificación de los buques de la matrícula nacional captados por las dos ordenanzas reguladoras de los sistemas de gestión de la seguridad, las ya mencionadas 8/97 y 11/97 DPSN.

En tal sentido, hasta el año 2002, la Prefectura ha certificado los sistemas de 197 compañías y 421 buques y embarcaciones

El pasado 1ro de julio de 2003 se cumplió la fecha de entrada en vigor de la Ordenanza 11/97 para los buques del denominado Grupo 4 de dicha ordenanza que incluye a los buques de carga de arqueo igual o mayor a 500 que no estén incluidos en otros grupos y las unidades móviles de explotación costa afuera, en ambos casos se trata de buques de navegación nacional. El procedimiento de implantación puede ser consultado aquí.

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INSTRUMENTOS DE REFERENCIA

Los instrumentos de referencia pueden ser solicitados en la dirección indicada en CONTACTOS o por correo electrónico a divisiongestion@prefecturanaval.gov.ar.

Las Ordenanzas están disponibles para su consulta aquí.

Los instrumentos internacionales relacionados a la gestión de la seguridad tienen su origen en la Organización Marítima Internacional - http://www.imo.org.

Las regulaciones emanadas de la OMI con relación al tema son:

  • Capítulo IX del Convenio SOLAS Resolución A.741(18) - Código Internacional de Gestión de la Seguridad Operacional del Buque y la Prevención de la Contaminación (Código Internacional de Gestión de la Seguridad (IGS)) con las enmiendas de la Resolución MSC 104 (73)
  • Resolución A. 913 (22) - Directrices revisadas para la implantación del Código Internacional de Gestión de la Seguridad (IGS) por las administraciones.

En el orden Nacional en tanto, la Prefectura Naval Argentina dictó dos ordenanzas relacionadas:

  • Ordenanza 8/97 Tomo 3 DPSN. Normas para la obtención de los certificados previstos en el Código Internacional de Gestión de Seguridad Operacional del Buque y para la Prevención de la Contaminación (Código IGS) Resolución A.741(18).
  • Ordenanza 11/97 Tomo 2 DPSN. Normas de Gestión de la Seguridad Operacional del Buque y Prevención de la Contaminación.

Información adicional y un extracto del contenido de estos instrumentos puede solicitarse a la dirección electrónica indicada en CONTACTOS...

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CONTACTOS

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Dirección de Policía de Seguridad de la Navegación

Departamento Seguridad de la Navegación

División Control de Gestión

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Teléfono / Fax 54 11 43187680 o 54 11 43147000 interno 2155

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